大学学籍档案在自己手里算死档吗

大学学籍档案在学生自己手里这种情况时常发生在毕业时,有的学校会在毕业生离校时将档案发给个人,由学生个人自行办理档案托管手续。这种情况下就会发生毕业生不知道如何处理档案或者忘记办理档案托管,导致大学学籍档案一直在自己手里的问题。很多人担心档案会变成死档,如果变成死档后应该怎么办呢?

什么情况下档案会变成死档?

大学学籍档案在以下情况下会变成死档:

1.档案丢失,这种情况多发生在毕业生未找到工作,学校将档案打回生源地,这个过程中档案极易丢失。

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2、档案在自己手里超过两年,这种情况下不论档案有没有被拆开都会成为死档;

3、长期无人问津或未按时补交保管费的档案(2015年已全面取消档案托管费,但此之前托管等仍需要补交2015年以前的费用),这种情况下,人才市场会将档案封存变成死档。

对比以上条件,如果学籍档案在自己手里已经超过两年,那么学籍档案就变成了死档。死档就是不能在人才市场流通的档案,也不能作为证明文件的继续使用。对于毕业生以后的升学、就业等会产生较大影响,长期来看,甚至会影响到工龄计算,退休手续的办理等。因此,档案成为死档后需要尽快采取措施,尽量减少个人损失。

个人档案成为死档后有什么补救措施?

关于死档的补救措施需要分情况具体说明,主要是分为择业期内和择业期外两种情况。对于毕业后两年之内(择业期内)的学籍档案可以申请重新补办报到证并委托档案管理,毕业两年后(或者在高校规定的毕业择业期外的)通常情况下只能按流动人员身份办理档案托管,具体程序如下。

1.毕业生毕业时间尚在择业期内

对于这种情况,毕业生应该以恢复干部身份为目的办理档案托管手续。通常需要联系学校的就业指导中心咨询重新办理报到证,即毕业生改派手续,然后到报到证上填写的单位报到,并按规定办理档案托管。

2.毕业生毕业时间已经超过择业期

对于已经超过择业期的毕业生,按照规定是不能办理改派手续的,也就是不能重新办理报到证。这个时候,建议毕业生先以流动人员的身份就近将档案托管到工作地或所生活的城市。

办理死档托管时,需要携带档案、本人身份证。办理地点是人力资源与社会保障局的办事窗口,办理方式通常是当场办理,一般不支持网络或电话申请。如果通过审核,档案就可以办理托管并正常流通使用了,也就是说档案已经被激活。

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这种处理方式的弊端是毕业生会丢失干部身份,干部身份是我们报考公务员的必备条件之一,如果缺失是不能参加公务员选拔考试的。如果毕业生有意报考公务员,建议继续攻读研究生,研究生毕业后可以重新获得干部身份。因为报考公务员有严格的年龄限制,建议有意向报考的同学早做准备。

档案管理注意事项有哪些?

关于档案管理的很多问题其实是可以避免,很多时候问题产生的原因不是档案材料有问题,而是个人对档案管理知识的缺乏。为了尽量避免此类问题继续发生,我们有必要了解档案管理的基本知识。

  • 档案管理单位有哪些?

根据规定,具备档案管理资格的单位只有以下几处:人力资源与社会保障局、人才中心(或人才市场)、就业指导中心、国企和机关事业单位的档案管理科室。除了这几处,其他单位是没有档案管理资格的。

  • 应该如何保护好自己的档案?

上面我们已经说到,除了上面提到的单位,其他任何单位和个人是不具备档案管理资格的。同样的,除了上述几个单位,其他任何单位和个人也是没有资格拆开个人人事档案的。

这一点对于初入职场的毕业生尤其重要,有一些高校会在毕业生离校前将档案发给个人。毕业生也会将档案带到单位,有时候会碰到单位要求拆开档案审核档案资料的情况,这个时候毕业生应该坚决拒绝这种不合理的要求。

因为档案一旦拆开后是不会被档案管理单位接收,同样有可能成为死档,即使材料齐全可以办理档案激活,但是这种情况仍然会为毕业生带来很多不必要的麻烦。

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