在开调档函的时候大家必须要详细的了解一下有哪些步骤，因为我们必须提前准备好开调档函需要用到的一些证明材料，然后再申请开一份调档函进行使用。拿到了调档函以后我们才能够尽快提交到以前存放档案的位置对档案进行转递处理，可能有少数情况下不需要对档案进行转递。
更换了工作或者是更换了户籍地的时候，最好是将档案存放在离自己比较近的地点确保档案随人走。如果将档案留在原先存放档案的位置不进行处理，或者拿在了自己的手上，时间久了之后都容易造成档案成死档或者失效，我们之所以要将调档函尽快开出来也是为了通过机要通道把档案进行转递。
在哪些情况下必须要开调档函进行使用
1、如果已经从大学毕业了而且签订了合适的工作单位，可以先将档案存放到单位进行管理。
2、如果后续更换了新的工作单位，就需要通过机要通道对档案进行处理，这时必须要通过调档函才能完成对档案的流通，不然要自己携带档案去新的单位进行存档。
3、有些同学可能在当初毕业时就直接回到了原户籍地进行发展，而且选择了参加研究生考试。
4、考上了研究生院校就需要通过调档函将档案从原户籍地转移到即将入读的学校进行管理，这样才能记录下自己的个人学籍档案信息，保证整个档案完整有效。
开调档函的流程是怎样的
1、无论大家是哪一种情况下需要开调档函，我们都需要与档案接收单位进行沟通，在完成沟通之后我们就要将开调档函需要用到的个人身份证、毕业证还参加工作的证明等信息提交给档案接收单位进行审核。
2、一般通过审核之后就可以主动申请开调档函，而且要将调档函上的个人信息进行查看，确保单位的名称、地址还有调档案的缘由以及个人的基本信息都是正确的。
3、然后就可以让工作人员盖章以后提交到以前存放档案的位置，让工作人员审核再办理转出档案的手续。
4、只要顺利的将以前存放档案的位置所管理的档案转移到了新的存档地点即可，以上就是开调档函需要了解的一些基本信息，我们再使用调档函的过程中也有很多注意事项，尤其是不能够将调档函放到过期的状态。
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