一般在涉及到转移档案的时候才需要使用调档函，比如说我们本科毕业之后考上了研究生，这时就需要通过办理调档函把自己的档案。从原先存档的学校转移到即将入读的研究生院小组进行管理，或者是在大学毕业之后找工作的时候需要将自己的档案存放到工作单位或者单位附近的一些档案管理部门这都需要通过调档函实现对档案的转移。
基本上在工作一段时间后大多数人都会接触到关于调档函的一些信息，每个人都会有属于自己的人事档案记录在工作中的一些个人情况。我们在平时只有将自己的档案进行良好的管理存放到合适的地点，才能在需要档案作为证明和依据的时候随时提供自己的档案，但还有很多人不了解开调档函的方法，也不熟悉开调档函需要用到的一些材料。
一、开调档函的时候需要准备哪些材料
1、在开调档函的时候很多人准备材料的过程中要结合自己所处的状态做好准备，如果是刚毕业的学生在准备开具调档函的证明材料时。
2、一般都是要将个人身份证、毕业证的原件及复印件准备齐全，然后再把学校发放的报到证带好。
3、如果是参加工作的人员不仅要提供个人身份证的原件及复印件，还要将自己在工作单位产生的入职证明等已经工作的信息准备好进行使用。
4、我们出来要准备这些大致的材料之外，还要进一步通过电话的方式与开调档函的单位进行沟通，如果还有其他材料需要补充我们也要记得提前准备齐全。
二、开好调档函之后怎样使用
1、开好调档函之后他有一定的有效期限存在，应该在有效期以内将自己的档案进行传递。
2、我们实际上在选择个人档案的存档地点时，把调档函提交到了原先存档的位置，还要记得让原存档单位走机要通道，将档案转递到我们所选的存档地点进行管理也可以选择让专人携带介绍信对档案进行送取。
3、在档案存到了愿意接收档案的地点后，我们还要准备个人身份证的原件及复印件，还有一些个人的一寸免冠照片用于签人事代理合同或者是相关的一些证明材料获取存档信息之后，便于自己以后继续对档案进行管理。以上就是开调档函时需要准备的一些材料还有开调档函后的使用方法。
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