有些朋友在工作和生活中办理一些重要的事情的时候，可能会要求使用到档案中相关的资料或者是需要审核档案。那么这些朋友，他们一直把档案放在自己的手中，等到把档案拿出来的时候会发现档案已经失效。
一、档案失效的原因是什么？
1、很多朋友可能认为自己的档案放在手中，只要自己小心保管、不破坏、不拆开，那么档案就一直可以使用。这是一个误解，即使你的档案保管是完好的，但是由于档案由于有效期，如果你把档案放在手中超过了他的有效期，仍然没有去办理正常托管档案的手续。那么你的档案就失效了不能使用。
2、因为档案里面放了很多非常重要的、具有隐私性的材料。这些材料都具有保密性，要按照正规的保密文件的存放方式，存放在专门管理档案的地方。自己保管档案的话，不是专业的环境，是不能保证它里面材料的真实性和有效性的，所以说这就是档案失效的原因。
二、档案失效后怎么使用？
1、如果你的档案失效了，那么这种档案是没有办法使用的，要先想办法去办理档案激活的手续。激活档案的流程和手续比较复杂，我这里建议大家直接去自己周围找一下，有没有专业处理档案业务的管理机构，请档案管理机构的工作人员帮忙去激活自己的档案。
2、当然如果大家有时间和精力，也可以试着自己去跑相关的激活档案的手续。如果你的档案之前被拆开过，或者是不小心密封条被破坏了，那么这种档案要先想办法去办理重新密封的手续才能去激活。
三、最好不要把档案放在自己手里。
1、不管是重新密封档案还是去激活档案，它都是比较复杂需要大量时间和精力去处理。所以呢大家最好尽量避免自己的档案遇到这种情况。那么如何避免？建议大家拿到了自己的档案，最好尽快的在档案的有效期内去存放。
2、有些朋友不知道怎么存放档案，大家可以找出自己的毕业报到证。报到证上有一个档案的接收地址，大家可以把档案托管到此处。这个地址一般是大家户口所在的人才市场或者是教育局。同时找到了工作可以考虑把档案存放到工作单位，不过前提是单位有档案管理的权限能够接收档案。
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