有很多小伙伴不知道档案不能放在自己手里,然后在手里放过一段时间之后自己又拿去相关单位进行存档被告知档案信息无效。档案只要在自己手里保管是会破坏保证档案的连续性的,档案的信息只能由具有一定资格的单位填写和完善,自己是不能建立档案信息的,所以在自己手里的档案是会相关单位被拒收的。
一、在自己手里的档案直接放到自己用人单位会被接受吗?
1、我们需要知道的是档案是国家规定的机密文件保管的是与个人相关的重要信息,个人信息需要确保其真实和客观倘若放在自己手里保管,档案里面的内容可能会被篡改或修改,档案一旦经过自己手里长时间存放就没有人会认可档案信息的真实度档案随即也会变成死档。
2、对于档案存档过程也是有明确规定需要走公对公的形式,这是有他的一定道理的,因为档案如果是由个人直接去存档是无法保证档案存档过程中是否会出现问题,档案如果被篡改档案信息被挪用等都是可能发生的,所以一般通过规定的机要通道将档案进行转移至少可以确保档案的安全和隐秘。
二、在自己手里的档案怎么解决最合理?
1、自己手里的档案处理方法根据停留在手上的时间会有不同。如果档案只是短期的停留在自己手里,那么需要立即进行存档。档案存放的位置根据个人实际情况而定,前提是一定要存放在有人事权的机构并满足相关单位的存放条件,可以从自己的工作单位当地的人才市场或者户籍所在地的人力资源局中进行选择,对于是刚毕业不久的学生可以直接申请学校将自己的个人档案进行转出到对应单位。
2、倘若档案已经存放在自己手里时间已经超过有效时间,那么已经变成死档,处理起来比较麻烦一点。需要先将档案进行激活然后再进行存档。档案激活之前需要先对档案内容进行严格全面的检查排查问题,一旦有任何问题的档案都不能办理激活。
3、如果是学籍档案的激活去毕业的学校申请激活。如果是人事档案的激活,可以直接到自己工作单位携带相关证件并联系单位的档案负责人员将档案激活后的档案,也可以直接去当地的人才中心按照激活的流程执行激活流程。所有手续在办理之前最好提前联系相关人员避免浪费不必要的时间。
三、学习档案管理的正确操作
1、一些错误的做法和行为也会导致档案立马出现问题,这里小伙伴们可以学习一下避免发生在自己身上。自己的档案如果被交到手里,千万不能随意将档案袋拆封查看一旦私自拆封的档案随即就会变成死档,工作人员肯定是不会接收这份档案的无法完成对个人情况的审核。
2、档案选择托管单位后,事先提前沟通好各项流程不要做出违反单位规定的行为。档案托管好后记录档案托管位置和实践方便日后查询使用,并做到尽可能的定期检查档案和联系工作人员,这样也可以在遇到问题及时解决。
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