学生档案为什么不能放在自己手里

小沫 • 2022年3月23日上午11:08 • 档案存放 • 阅读 571

最近小编参与到“档案科普进校园”的活动中，到各地学校去宣讲科普知识，在宣讲的过程中，了解到很多学生在毕业时会从老师那里领到自己的个人档案。然后就一直把档案保存在自己手里。因为他们都以为老师把档案发下来，就是允许自己保存的意思。

工作多年，小编发现造成档案失效最常见的原因就是把档案保存在自己手里。如果我们不了解档案管理的相关知识的话，会很难理解为什么档案不可以保存在自己手里。很多人会觉得，只要我能够保证档案在自己手里完好无损，档案就应该是有效的才对，可是把档案保存在自己手里，档案一定会失效。

档案为什么不能放在自己手里呢？

个人档案是非常重要的文件，它是具有法律效力的，所以它的保管和存放要遵循相关法律规定。根据档案管理条例规定，个人档案不能由私人保存，必须存放在具有人事管理权限的档案管理机构。
个人档案是动态变化的，它在保管的过程中不是一层不变的，还会定期进行档案材料的更新。档案材料更新的程序是很严肃且复杂的。个人是不具备这样的资格，所以档案存放在自己手里，会造成档案出现空白期，这样档案就无法发挥它应有的作用了。举个例子，某天我们考取了高级工程师证书，公司规定有这个证书的人可以加薪，在公司的加薪流程中需要核对个人档案，我们就需要把这个证书添加到档案里面。添加证书说明只能由工作人员根据我们提供的证书原件来制作相应的说明材料。
在现实中，自己保管档案很容易出现各种问题，比如说在搬家的过程中造成档案遗失，或者因为存放档案的条件不佳，导致档案袋破损或档案袋受潮等各种情况。残缺的档案会被接收单位拒收。比如南方人在回南天时，档案很容易受潮，材料湿水后会影响看清楚内容。
自己保管档案，还有可能造成档案信息的泄露。由于档案里面涉及的个人信息实在太多了，涉及方方面面，而且都是一些很重要的信息。而现在的信息探子非常多，无孔不入，很有可能会获得这些信息，并用于不良用途，给我们造成很大损失。比如在玩手机的时候可能不小心就把档案内容拍进去了，或者在我们不知情的情况下手机软件打开了录音功能。

应该如何处理手中的档案呢？

档案的作用有很多，比如职位晋升，养老保险办理，落户办理，政治审核等等。档案存放在我们手里一定会失效，档案失效对我们的影响是很大的，所以我们必须尽快恢复它的作用。
想要档案恢复到正常状态，必须办理档案激活手续。在我们办理档案激活手续时，档案管理机构的工作人员首先会对档案材料进行审核，查看档案材料是否有篡改痕迹，是否有档案缺失，如果档案材料有问题，他会要求我们先进行档案补办手续。如果档案没有问题，他们会在档案管理系统上激活档案。
如果遇到要重新补办档案材料的情况，我们需要回到开具这份档案的单位，按照这个单位补办档案的要求进行补办。补办成功之后才能激活档案。
档案激活后，为了避免档案再次因为保管方式错误而失效，必须尽快把档案托管到合适的档案管理机构。
如果我们在处理档案业务的过程中遇到了麻烦，自己很难解决，或者是没有那么多时间精力去跑档案机构，可以委托档案服务机构代为办理，他们的工作人员知识储备多，见过的案例很多，可以快速解决我们的难题。