高校档案是人事档案的重要组成部分，具有广泛的应用价值，在求职、调动、职称评定、升学、考公务员等方面都具有重要作用。档案不能存放在个人手中，大部分会存放在人才管理市场或者相应的地区学校里。若档案长期由自己保管，就会出现以下三种情况，以不同的方式应对。咱们一起看看吧。
- 情况一：档案自己手持，保存完好
这样的话，档案就变成了死档案，因为很久以前它就没有归档了。若要继续使用该档案，则必须激活该档案。高校档案的激活可在大学生就业指导中心进行，把保存在手中的答案交给指导中心负责人。认证之后，工作人员会激活档案，以方便档案的传送等后续操作。
- 情况二：档案已经保存了很长时间，且档案已经丢失
这种情况下，档案必须在激活之前重新发布。如你是学生，需到学校档案室补办。申请材料补正后，需要补正的，持补正申请材料到大学生就业指导中心办理补正手续。
若已在工作，则需要重新发布工作单位。因为现在的档案已经从学生档案转到了人事档案，所以要补办的档案有两个方面，一个是在校期间的学生档案，另一个是工作室的工作档案。这两个档案都重新发行后，可以重新打包并补办。补档需提交当地人才管理部门审核，由人才管理部门转至工作单位保存。
- 情况三：档案已在手中存放了很长时间，档案已经拆封，封条不见了
这时，档案已经失去了原来的作用，因为档案一旦打开，真实性就无法保证，工作单位也收不到打开的档案，所以需要重新补办，步骤基本上和重新补办一样。可按补办程序对原档案进行补办，并可直接作废或销毁。
档案涉及我们的方方面面，在生活中有许多地方需要使用档案。
- 研究生入学考试：研究生入学后，入学学校需要查看考生档案，如果没有档案，就不能入学。
- 选调公务员或事业单位：公务员或事业单位就是我们常说的机构，这些单位选调人员，都是要政治考察的，档案是非常重要的考察材料
- 退休福利处理：退休时需要清楚了解自己的工作年限，这些信息的获取的重要途径是档案。
- 职务评定，级别评定：单位评定职务，也要进行资格评定，其中档案是非常重要的评定资料。
- 申请资格证书：例如，会计资格证书，法律职业资格证书，教师资格证书等等，这些考试都需要进行审查。
- 出国审查：我们办理护照出国，要经过政治复查，没有档案就不能审查也不能出国。
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