说到“调档函”很多朋友可能还比较陌生。有的朋友可能听过但是不知道调档函怎么开。今天小编就来详细说一说关于调档函的相关内容。
一、首先大家要先知道什么是调档函？
官方术语：调档函是人事工作术语，产生于高度计划体制下的人事管理制度。咱们简单点说：调档函就是用来把人事档案从一个地方调到另一个地方的凭证文件。
因为档案的流转并不是同个个人你交给我交给他这样流转的，档案的流转有着明确的规定，任何单位和个人不得私下转递档案，必须凭调档函进行档案的调阅和调出，同时要采用专人递交或者是采用机要的形式由邮局走特殊的通道寄走。
二、哪些情况需要开调档函？
大学毕业后大家会遇到很多情况需要调取个人档案。比如考上了研究生、考取了公务员，高校或者单位会要求个人把档案转到学校或者单位的档案管理部门。比如换工作的时候，也需要用调档案把档案从一个单位转到另一个单位。
三、需要准备什么资料
个人身份证原件和复印件、毕业证的原件和复印件、报到证原件及复印件、与用人单位签订的就业协议等等。
四、调档如何办理：
调档的流程是什么?
1、第一步需要由档案的新接收单位开具《调档函》。调档函一般有固定的的格式，注意抬头和个人信息不要写错了。同时要注意调档函上面的要求，是需要走机要还是其他形式。
2、第二步档案原来的接收单位看到《调档函》审核无误后出具档案转递通知书，把档案由专门的渠道转送走。
3、新接收单位收到档案后还需要回执单，再把回执单寄回原单位，到此整个档案转递的手续才算完成了。小编提示：一定要注意调档函上面的期限，必须在有效期内办理，否则调档函就失效了。
小编这里在提醒下朋友们，能够被调档函调转的档案都是出于正常的托管状态的。据小编了解，很多朋友的个人档案并没有托管到正式的档案管理机构，还有些朋友把档案放在自己手中或者家里。其实这样很容易造成档案丢失或者变成死档失去法律效用。最好能及时把档案托管到专门存放档案的地方确保档案处在正常管理的状态。
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