档案怎么样才能变成死档案

档案会随着个人所属单位的变化而迁移。在从原单位迁移到新单位的过程中,由于各种原因,无法及时交付到指定地点,导致档案保留现象。过了一定时间,档案就变成了死档案。对于国家的事业单位,不接受所谓死档的聘用;对于其他重视个人档案的单位,死档案影响晋升、职称评定、身份验证等。所以要尽可能避免死档案的发生。

档案激活
档案激活

档案怎么会变成死档案?

主要有三种情况。首先,档案丢失。第二,档案在传输时被搁置。第三,档案由保管部门封存。

首先,档案丢失了
在档案传输或存储过程中,由于各种原因,会出现档案丢失的现象,丢失的档案会变成死档案。例如,一些没有签订就业协议的毕业生在毕业后把档案放在学校,没有及时将档案转移到户籍所在地的人才中心,没有及时跟进档案,容易造成档案不被重视而消失;工作组的一些档案被保留在原处,辞职后没有及时移交,这将导致档案丢失。

第二,档案在传输时被滞留
在传输过程中,一个档案停留的时间超过了规定的时间,就会变成一个死档案。例如,档案有时是通过随身携带来传递的。如果不注意档案的传递,带在身边后不能及时送到下一个档案存放部门,留在自己手里。如果拘留时间超过2年,那么档案将成为死亡档案。

第三,档案由保管部门封存
由于部门人员未及时缴纳保管费,档案保管部门会对未缴纳保管费的人员采取一定措施,即封存其档案,封存后的档案将成为死亡档案。但从2015年起,人才中心档案保存费由国家补贴,个人不再收取保存费。所以不会出现档案因为不付款而被封存的情况。

这是档案成为死档的三种主要情况,不管是因为自己的原因还是别人的原因,因为工作疏忽,档案仍然成为死档,还可以采取补救措施,就是激活相关部门的档案,这主要需要登记证,申请、证明、身份证等材料,也需要按照流程进行,也不是一天两天就能做好的。所以一定要注意档案的保存或传递。

档案激活
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注意档案的保存

人事人员在查阅档案时会打开档案,这时正常的工作操作流程,其他人打开档案均是私下行为,不符合档案保管的相关规定。因此,档案私下打开后首先要确定责任方是谁,如果档案是在自带时被打开,属于个人责任,如果是在单位与单位之间的正常传递过程中被打开,则不属于个人的责任,无论是哪种情况,打开的档案都属于失效档案,失效档案不具备档案应有的效力,没有单位会接受失效档案,需要对档案进行审核后重新进行封存。

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