档案科普：为什么有些人自持的档案还可以正常使用？

最近有一位朋友询问小编，在他大学毕业的时候看到身边有一些同学将档案取出来自己保存，当时他对于档案托管问题也不是很了解，于是他心想反正这么多人这样保存档案，那么就说明这样保存档案的方法一定是对的，而且像毕业证这么重要的东西都是自己保存的，那么毕业档案一定要是自己保存比较好，可是没有想到的是自己的档案保存在手里后却失效了，于是他询问身边的朋友得知他们的档案还可以正常使用，这个时候他觉得很奇怪，为什么自己将档案保存在手里就会失效呢？

后来小编得知他的档案之所以失效是因为他私自将档案拆开了，这里一定有同学想知道自持档案在什么情况下还可以保存档案有效呢？别着急，接下来小编就为大家科普相关的知识点。

一、为什么档案私自拆开后就会失效呢？

1、档案属于国家机密文件，只有专门负责人在特定的时间才可以拆开档案，所以个人是没有权力拆开自己档案的。

2、档案想要发挥作用就必须保持它的完整性，这就意味着我们的档案不可以被破损，在档案袋的封口处贴有封条还有骑士章，如果我们私自将档案拆开的话，那么封条和骑士章一定被破损了，这个时候就算我们自己将档案封口也是不可以正常使用的。

二、这就是为什么手中的档案一旦被拆开就不能使用的原因了，那么个人手中的档案在什么情况下还可以保存有效的状态呢？

1、首先我们必须保存档案的完整性，也就是说我们不可以私自拆开档案，并且在保存的时候要保证档案袋没有出现破损的情况。

2、档案保存在手里的时间不可以超过两年。这里有些同学可能会觉得奇怪，自己的档案明明保存的很好，可是时间久了还是会变为死档，这是因为个人档案中的材料是在不断更新的，而当我们将档案保存在手里后里面的材料自然就停止了更新，于是就会出现一段时间的空白期，档案的主要作用就是证明我们一段时间做了什么，而如果空白期的时间太长，那么这份档案也就失去了证明的作用而变为死档。

看到这里大家就应该知道了如果确保手中的档案保持有效的状态，可是我们要知道档案保存在手里是违反档案法的，而且这种保存方式也很容易造成档案失效，所以小编建议大家发现档案在手里后一定要及时托管到档案机构中。